راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حرکت و نور ماه و خورشید، ساعت آفتابی، اذان، زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده می کردند تا اینکه در قرن دوازدهم میلادی راهبان کاتولیک، ساعت هایی را برای تنظیم فعالیت های خود ساختند.
در طول تاریخ، تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه در حال حاضر بیشتر شده است که عباراتی مانند «وقت طلاست گویای این توجه است. در جوامع امروزی تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های جدید محیطی را فراهم آورده اند که تقریبا در مدت زمان کم می توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روز بیشتر می شود.
این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است، این احساس را برای او به وجود آورده است که ممکن است از زمان عقب افتاده و نتواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است. مسئله ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد، مدیریت زمان موضوعی است که همه ما چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، به آن نیاز داریم تادر زندگی موفق شویم.
استفاده بهینه از زمان و تلاش و جدیت در مدیریت و برنامه ریزی آن و نیز اجازه ندادن به دخالت ناروای دیگر امور و حوادث در جریان اجرای برنامه را مدیریت زمان گویند. به تعبیر دیگر طبق برنامه صحیح، درست عمل کردن و از کارها و رفتارهای واکنشی، پراکنده و ناسنجیده پرهیز نمودن را مدیریت زمان می نامند.
اهمیت مدیریت زمان
اگر وقتی را به مدیریت زمان خود اختصاص ندهیم، زمان ما را مدیریت خواهد کرد. در این صورت قادر به پیش بینی وقایع اینده نخواهیم بود، دچار ترافیک کاری می شویم و وضعیت گیج کننده ای برایمان پیش میاید. مدیریت زمان کمک می کند تا استرس و اضطراب افراد کاهش یابد. به تعبیر دیگر مدیریت زمان توانایی برنامه ریزی، واگذار کردن بخشی از کارها به دیگران، سازماندهی، هدایت و کنترل کارها را به فرد می دهد.
اصول عمومی مدیریت زمان
ابتدا نگاهی به اصول عمومی مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول کمک می کند تا درک بهتری از مفهوم مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می کند که در حوزه های مدیریت زمان در زندگی افراد کاربرد مفیدی دارد.
دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان
احتمالا روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست؟ دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی مؤثر هستند.گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند، ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیت ها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت ها را حذف کنید. همچنین مدیریت زمان به شما کمک می کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیر ضروری، مدت زمانی که واقعا کار می کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان، کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود.
وقتتان را چگونه می گذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقا به یاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیت ها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید بلکه احساس هایی نظیر پر انرژی بودن، عصبانیت، بی حالی و … را ثبت کنید. هر وقت فعالیت خود را تغییر می دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را یادداشت کنید. خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. حوزه دیگر یادداشت ها، فعالیت های غیر ضروری است که در طول روز انجام داده اید وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند، زمان کلی آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیت هایتان که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی، یعنی اولویت بندی فعالیت ها، به شما کمک خواهد کرد.
اولویت بندی فعالیت ها
اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید. برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید. در گزارش تان کارهایی که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید. در حالی که باید از انجام یک کار لذت ببرید، مهم است که آن را نیز خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید. شناخت نقاط قوت وضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معمول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیر ضروری زندگی تان را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان خود می دانید تقویت کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئو لیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد.
برنامه ریزی
برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شوند در برنامه ریزی شخصی، برنامه ریزی از طریق هدف گذاری و ترسیم مسیر دست یابی به اهداف انجام می شود. در برنامه ریزی حرفه ای، برنامه ریزی پروژه محور است. برنامه ریزی پروژه باید از طریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود. روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورای قابلیت های خود دست یابید. دوم اینکه، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید، اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد.
فرایند مدیریت زمان
١- تعیین هدف یا اهداف
یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل پارتو قانون ۸۰ به ۲۰ است یعنی از ۲۰ درصد زمان برای انجام ۸۰ درصد کارهایت استفاده کن. اهداف، حوزه بسیار مهمی از مدیریت زمان هستند که به شما کمک می کنند، از طریق تمرکز بر برنامه ها و تلاش هایتان، زندگی خود را سازماندهی کنید. هنگام هدفگذاری، آنها را منطقی، واقعی و قابل دستیابی تعریف کنید.
۲- تهیه فهرست کارها
برای این منظور کارهایی را که قصد انجام آنها را دارید در یک برگ کاغذ یا دفتر برنامه ریزی بنویسید. استفاده از این فهرست به شما امکان می دهد تا دید روشنی از کارهایی را که می خواهید انجام دهید در اختیار داشته باشید.
٣- ولویت بندی کارها
همه ما در شبانه روز ۲۴ ساعت وقت داریم، در صورت اولویت بندی کارها قادر به انجام تمام کارهای مهم خود در زمان تعیین شده خواهید بود، با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیت هایی که باید حذف کنید، اولویت بندی را آغاز کنید. به این منظور پیشنهاد می شود کارها را بر اساس دو کلید واژه «مهم و فوری» به چهار دسته تقسیم کنید:
الف) کارهایی که مهم و فوری هستند این کارها خود به خود و اتوماتیک وار انجام می شوند.
ب) کارهایی که مهم و غیر فوری هستند: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می کنند و معمولا افراد ناموفق آنها را به تعویق می اندازند و باعث می شوند کارها از وضعیت مهم و غیر فوری به وضعیت مهم و فوری تبدیل شده و در آخرین لحظه کار را انجام دهند. مانند مطالعه در شب امتحان.
ج) کارهای غیر مهم و فوری: مثل جواب دادن به زنگ تلفن و یا پرداخت قبض آب. اگر از این دسته کارها غافل شوید احتمالا اثرات مخرب بر جای خواهند گذاشت.
د) کارهای غیر مهم و غیر فوری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری، گاهی برای سرگرمی و تفنن و گاهی برای فرار از آن، خود را به این فعالیت ها مشغول می کنند. مثل تماشای تلویزیون، خواندن روزنامه ورزشی و حل جدول که اغلب این فعالیت ها قابل حذف و تاخیر هستند.
راه دیگر برای اولویت بندی کارها این است که به هر کدام از کارها بر اساس دو کلید واژه «اهمیت و فوریت» امتیازی از ۱ تا ۱۰ بدهید. هر کدام از کارها در مجموع بیشترین امتیاز را بدست آورد بیانگر اولویت بالاتر است.
موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت در امور:
الف) کارها را اولویت بندی کنید. ب) از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید. ج) عوامل اتلاف وقت را بشناسید. د) راههای تکثیر وقت را یاد بگیرید.
ادامه در مطلب بعدی…
مرکز مشاوره دیدار ( بالاتر از میدان ولیعصر، نرسیده به میدان فاطمی، ساختمان پرستو. 88893258)
